Správa registratúry a ich pôvodcovia

Správa registratúry úzko súvisí so systémom manažérstva kvality hlavne v súvislosti so systémom riadenia dokumentov a záznamov. Správa registratúry je organizovanie manipulácie so záznamami a spismi (manažment dokumentov).

Pôvodcovia registratúry, ktorými môžu byť:

• orgán verejnej správy,
• právnická osoba zriadená orgánom verejnej správy,
• právnická osoba zriadená zákonom,
• podnikateľské subjekty, z činnosti ktorých vznikajú registratúrne záznamy majúce trvalú dokumentárnu hodnotu, o čom rozhodol príslušný štátny archív,
• ústredné orgány alebo im na roveň postavené subjekty politických strán, nadácií, občianskych združení,
• neziskové organizácie poskytujúce verejnoprospešné služby,
• štátne podniky,
• právnické osoby založené územnou samosprávou,
• registrované cirkvi a náboženské spoločnosti,
• pôvodcovia registratúry, z činnosti ktorých nevznikajú registratúrne záznamy, majúce trvalú dokumentárnu hodnotu,
• malí podnikatelia (podnikateľské subjekty, ktoré nemusia mať ročnú účtovnú závierku overenú audítorom, podľa § 19 ods. 1 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov),
• fyzické i právnické osoby podnikajúce na základe živnostenského oprávnenia alebo iného oprávnenia, podľa osobitného predpisu,
• fyzické osoby vykonávajúce poľnohospodársku výrobu zapísané v evidencii podľa osobitného predpisu,
• základné (miestne) organizácie politických strán, občianskych združení,
• pôvodcovia registratúry, ktorých výsledky činnosti sú predmetom autorského práva (fyzické i právnické osoby),majú v zmysle zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov povinnosť zabezpečovať odbornú správu záznamov, ktoré pochádzajú z ich činnosti alebo z činnosti ich predchodcov a starať sa o:
  • riadnu evidenciu záznamov,
  • zabezpečenie trvanlivosti registratúrneho záznamu,
  • účelné a bezpečné uloženie záznamov,
  • riadne personálne obsadenie úseku správy registratúry,
  • riadne vyraďovanie registratúrnych záznamov,
  • oznamovať bezodkladne Ministerstvu vnútra Slovenskej republiky prostredníctvom príslušného štátneho archívu zmeny svojho názvu a zmenu miesta uloženia registratúry, ako aj ďalšie závažné skutočnosti,
  • odovzdať archívne dokumenty po vyraďovacom konaní v určenej lehote do archívu,
  • odovzdať registratúru bezodkladne právnemu nástupcovi, alebo ak zanikne bez právneho nástupcu odovzdať registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou do archívu a uložiť registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty do uplynutia ich lehôt uloženia a oznámiť Ministerstvu vnútra Slovenskej republiky prostredníctvom príslušného štátneho archívu miesto, kde sú uložené.

Vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov vo svojich troch častiach ustanovuje:

1. časť – Hodnotenie záznamov, vyraďovanie registratúrnych záznamov a preberanie archívnych dokumentov do archívu.
2. časť – Ochrana archívnych dokumentov a registratúrnych záznamov.
3. časť – Evidencia archívneho dedičstva Slovenskej republiky a prístup k archívnym dokumentom.

Organizácia môže vyradiť registratúrne záznamy iba vo vyraďovacom konaní!

Od 1. novembra 2015 je účinná novela zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach, do ktorej bola doplnená nová skutková podstata priestupku a  iného správneho deliktu spočívajúca v porušení povinnosti pôvodcu registratúry predložiť najmenej raz za päť rokov návrh na vyradenie registratúrnych záznamov, ktorým uplynula lehota uloženia.