Ako zaviesť systém manažérstva do organizácie?

1. Úvod
2. Blog
3. Normy ISO
4. Ako zaviesť systém manažérstva do organizácie?

Sú tri možnosti ako zaviesť systém manažérstva. Všetky tri si predstavíme a zhodnotíme ich plusy aj mínusy.

1. Zavedenie systému manažérstva svojpomocne (odporúča sa organizáciám, ktoré majú dostatok kvalifikovaných pracovníkov)

Plusy:

• jasnejšie a presnejšie definované procesy organizácie a celý koncept budovania systému manažérstva,
• príprava materiálov, dokumentov a školenie zamestnancov ohľadom zavedenia systému manažérstva vo vlastnej réžii.

Mínusy:

• subjektivita, tzv. “podniková slepota“ pri analyzovaní súčasného stavu organizácie a implementácii systému manažérstva,
• snaha o príliš podrobné popísanie činností čo neskôr vedie k častým zmenám prípadne neplneniu kritérií,
• problémy pri určovaní správnych metód analýz súčasného stavu a implementácii,
• nedodržiavanie princípov noriem z dôvodu malých skúseností v uvedenej oblasti,
• často sa stretávame s povrchným prístupom zo strany pracovníkov, prípadne vedenia spoločnosti ak je systém budovaný pracovníkom, pracovníkmi stredného manažmentu bez plnej podpory vedenia.

Tento spôsob implementácie sa javí ako lacná varianta, ale nie je to vždy pravda, vzhľadom na potrebný čas a skúsenosti. Z pohľadu nákladov je potrebné počítať s množstvom času, ktorý pracovníci strávia samoštúdiom, prípadne s nákladmi na externé školenia, časom na tvorenie zdokumentovaných postupov a implementáciu systému do praxe.

2. Organizácia si zavedie systém manažérstva s pomocou konzultačnej spoločnosti  (Úlohou konzultačných spoločností je pripraviť organizácie na certifikáciu)

Plusy:

• odborne pripravené školenia pre zamestnancov,
• dopredu pripravené materiály a dotazníky na analýzu organizácie,
• konzultanti využívajú pri kontrole zavádzania jednotlivých prvkov systému manažérstva vhodné manažérske metódy (Paretova analýza, Ishikawa diagram, 5S, Six Sigma a pod.),
• zníženie náročnosti na vykonanie certifikačného auditu za účasti konzultanta,
• rýchlejšie zavedenie systému manažérstva.

Mínusy:

• zákazník si nechá „ušiť“ systém manažérstva na mieru externou spoločnosťou bez vlastného pričinenia čo môže spôsobiť nasledovné problémy:
  • pracovníci si pravidlá neosvojili a pokladajú ich za cudzie,
  • po implementácii sa spracúvajú dokumenty formálne pred certifikačným, dohľadovým auditom,
  • pri výbere konzultačnej spoločnosti sa vyberá iba podľa ceny čo v značnej miere podnecuje formálny prístup oboch strán k implementácii,
  • konzultačná spoločnosť zavedie systém iba na papieri podľa vlastných vzorov a nerešpektuje osobitosti zákazníka a požiadaviek.
• riziko nedosiahnutia cieľov zavedenia systému manažérstva z dôvodu zlého výberu konzultačnej spoločnosti,
• pri zavádzaní systému manažérstva nemusia byť hneď zistené všetky vzájomné väzby jednotlivých procesov.

3. Tretí spôsob ako si zaviesť systém manažérstva je kombináciou samostatného zavedenia s čiastočnou podporou konzultačnej spoločnosti. Táto možnosť kombinuje plusy aj mínusy predchádzajúcich spôsobov.

Možno vyzdvihnúť hlavne:

• konzultačná spoločnosť vykonáva poradenstvo pri zavedení systému manažérstva a pracovníci vnášajú do systému osobitosti produktov a procesov,
• kvalitná implementácia dosiahnutá synergiou skúseností konzultačnej spoločnosti a skúseností pracovníkov,
• vzájomne vhodný výber manažérskych a štatistických metód pre zlepšovanie systému, procesov a produktov,
• Zdá sa byť najdrahší spôsob implementácie ale vzhľadom na kvalitu dosiahnutých výsledkov je možná  vysoká miera návratnosti a úspor.

Najväčším rizikom je výber nekvalitnej konzultačnej spoločnosti a výber konzultačnej spoločnosti iba na základe ceny na úkor kvality a skúseností.

Veľmi často sa stáva, že zákazník chce mať  rýchlo, teda do týždňa prípadne troch mesiacov  zavedený systém manažérstva iba za účelom vstupu do výberových konaní alebo získania zákazky. Pretože systém manažérstva požaduje odberateľ, zákazník si vyberie možnosť implementácie za čo najnižšiu cenu. V prípade, že obidve strany pristúpia na takýto kompromis iba si navzájom ničia biznis a väčšinou je implementácia systému na vedľajšej koľaji. Následne je vždy vyhľadávaný dodávateľ certifikácie s nižšou cenou. Pri tomto spôsobe je dohoda po čase väčšinou pre obidve strany nevýhodná.

V najbližšom článku Vás podrobne oboznámime s rizikami a najčastejšími chybami pri implementácii systému manažmentu.

Našim cieľom je aby Vám certifikácia dávala zmysel, preto ak máte ďalšie otázky napíšte nám a my Vám s radosťou odpovieme.