Huráá na procesy - 2. časť

V predchádzajúcom blogu sme si povedali, čo vlastne v dnešnej dobe veľmi moderné slovo PROCES znamená, prečo by sme si mali procesy nielen identifikovať, ale ich aj popísať. 

Ale ako na to? Je veľa možností ako spracovať vývojové/procesné diagramy. Spravidla sa chytíme prvej najjednoduchšej možnosti – nástroje MS Office (Word, Excel). Áno, je to super krok, ale veľmi veľmi prácny a časovo náročný. Existuje veľa lepších a efektívnejších nástrojov nielen pre kreslenie procesných diagramov, ale aj pre ich následnú správu, manažment, sledovanie a vyhodnocovanie. Je mnoho voľne dostupných softvérových riešení, avšak zo skúsenosti mnohé z nich majú iba obmedzené použitie – buď viete nakresliť len obmedzený počet procesov, alebo viete tieto procesy kresliť len v jednej úrovni (teda nemôžete ísť do nižších úrovní procesu – do podprocesov), alebo tieto procesy neviete navzájom prepájať, či priamo do procesných štandardov neviete vkladať formuláre, predpisy, teda riadenú dokumentáciu.  Na základe skúseností odporúčame softvérové riešenie pre procesné riadenie od fínskej spoločnosti QPR – QPR ProcessDesigner. 

Ide o riešenie „šité na mieru“ pre procesné riadenie. Je to výkonný a ľahko až intuitívne ovládateľný manažérsky nástroj, ktorý umožňuje na jednom mieste realizovať všetky potrebné činnosti súvisiace s procesným riadením, tzn. modelovať (kresliť), analyzovať, dokumentovať, publikovať, komunikovať, merať a optimalizovať vnútrofiremné procesy. 

Hlavnými výhodami sú:
     •    Modelovanie procesov - umožňuje vytvárať detailné prehľadné mapy procesov
     •    Analýza procesov - ponúka nástroje na analýzu výkonnosti procesov
     •    Optimalizácia - na základe analýzy umožňuje prehľadné spracovanie optimalizačných návrhov, procesov pred a po optimalizácii 
     •    Spolupráca a komunikácia - prostredníctvom vizualizácie procesov a následného zverejnenia zamestnancom umožňuje lepšiu komunikáciu a spoluprácu medzi oddeleniami, tímami, úsekmi; zároveň prostredníctvom portálového riešenia 
          zabezpečuje celkovú komunikáciu k procesom 
     •    Integrácia - umožňuje prepojenie s viacerými inými systémami, napr. prepojenie na dáta z informačného systému či úložisko dokumentácie (napr. Sharepoint či iné riešenia), a pod.

Na jednom mieste tak môžete spracovať procesnú mapu so všetkým, čo sa vyžaduje: 
     •    organizačné jednotky a organizačná štruktúra, 
     •    mapovanie do nižších úrovní podprocesov, 
     •    vzájomné prepájanie procesov, 
     •    napojenie vzorov formulárov či inej riadenej dokumentácie priamo na úložisko riadenej dokumentácie (napr. Sharepoint), 
     •    identifikácia typov procesných tokov, 
     •    ukazovatele, 
... no je toho na jednom mieste naozaj veľa užitočného pre komplexné riadenie procesov. A to všetko v príjemnom pracovnom a grafickom prostredí. 
 

Máme popísané procesy, môžeme už hovoriť o procesnom riadení? Tak o tom v ďalšom blogu. 

Ak sa chcete dozvedieť viac, prihláste sa na naše verejné online kurzy na tému Mapovanie procesov, Riadená dokumentácia. Tešíme sa na Vás!