Huráá na riadenie procesov - 3. časť

Už vieme, čo je proces, prečo ho popísať, ako si ho nakresliť, dokonca ako si ho nakresliť s profesionálnym nástrojom QPR ProcessDesigner. Stačí to však k tomu, aby sme procesy riadili? Na individuálnej / lokálnej úrovni možno áno, avšak ak sa na to pozrieme z pohľadu celej organizácie, tak celkom určite nie. Implementácia procesného riadenia v organizácii je oveľa zložitejšia úloha, ako si „len“ nakresliť procesy, i keď je to jeden z dôležitých krokov. 

Poďme si teda povedať, aké kroky implementácia procesného riadenia zahŕňa. Pred tým však ešte pár dôležitých informácií, ktoré si treba uvedomiť: 
     •    nejde o jednorazovú záležitosť, či jednorazový projekt
     •    ide o začiatok neustáleho zlepšovania a optimalizácie
     •    vytvorením procesne orientovanej organizácie sa uplatňuje nový prístup k manažmentu.

Najdôležitejšou podmienkou implementácie je jej akceptácia naprieč všetkými úrovňami spoločnosti, vrátane všetkých zamestnancov.

A ako by to asi malo prebiehať? 
Najjednoduchším krokom je najať si poradcu / konzultanta a hotovo. No až také jednoduché to nie je. Samozrejme s dobrým konzultantom to ide ľahšie, ale ani ten najlepší konzultant bez aktívneho prístupu manažmentu a zamestnancov Vašej organizácie nespraví zázraky. Tak teda ako na to?
 

Prechod na procesný manažment by malo byť rozhodnutím strategického charakteru, ktoré musí byť v súlade so stratégiou organizácie. Je teda nevyhnutné, aby ho urobil vrcholový manažment spoločnosti po dôkladnom zvážení prínosov a dopadov na organizáciu. Súčasťou tohto rozhodnutia musí byť aj definovanie cieľov a rozsahu implementácie procesného riadenia v spoločnosti. V neposlednom rade je nutné si zodpovedať otázku, či implementácia bude prebiehať vo vlastnej réžii alebo s pomocou konzultanta. Nemenej dôležité je rozhodnutie ohľadom softvérovej podpory – napr. už spomínaný QPR ProcessDesigner. Tak ako každé správne rozhodnutie, tak aj toto musí obsahovať identifikáciu potrebných zdrojov. 

Následne je potrebné zostaviť tím, určiť zodpovednosti, kompetencie a úlohy. 

Veľmi dôležitou fázou je popísanie súčasného stavu. V tomto kroku je potrebné identifikovať, zmapovať a zakresliť existujúce procesy v spoločnosti tak, ako sú vykonávané aktuálne, bez pridania optimalizácie či úprav, aby „to vyzeralo lepšie“ ako v skutočnosti je. Súčasťou analýzy súčasného stavu je aj identifikácia aktuálne používanej dokumentácie.  Ako na to sme si povedali v predchádzajúcom blogu. 

Výstupom analýzy súčasného stavu je procesná mapa, teda sumarizácia procesov ideálne spracovaná do vybraného softvérového nástroja (QPR ProcessDesigner), v ktorom vytvoríme tzv. procesný model AS-IS.

Nasleduje analýza a optimalizácia identifikovaných procesov. Súčasťou analýzy je identifikácia chýbajúcich krokov, činností, dokumentácie, duplicitných krokov, vstupov, výstupov, a pod. Cieľom tejto fázy je na základe procesného auditu zhodnotiť súčasné procesy a zároveň identifikovať potrebné optimalizačné opatrenia a zmeny pre dosiahnutie, napr. lepšej efektivity, vyťaženosti zamestnancov, vyššej kvality výstupov, lepšej spokojnosti zákazníkov a pod.

V nasledujúcich krokoch je potrebné vykonať redizajn procesov, teda zapracovať identifikované optimalizačné opatrenia a spracovať tzv. procesný model TO-BE. Tento model už obsahuje nové procesy, zmenené/optimalizované procesy, doplnené chýbajúce kroky, činnosti, či dokumentáciu. A dalo by sa povedať Hurráá máme hotovo. No ešte sme len začali. Ďalším veľmi dôležitým krokom je príprava potrebných procesných ukazovateľov na meranie efektivity a výkonnosti a ich následné previazanie na osobné ukazovatele výkonnosti zamestnancov (KPI). Máme nový model, ukazovatele, dokumentáciu...  A teraz asi tá najťažšia cesta. Implementovať procesný model do života spoločnosti. Je potrebné zmeniť organizačnú štruktúru? Vznikli nám nové pracovné pozície, či roly? Potrebujem aktualizovať informačné systémy a zber dát na vyhodnocovanie zadefinovaných ukazovateľov? Ako zmením reporting a controlling? Ako? Prečo? Akým spôsobom? ...? ...? ...? To je iba zopár otázok, ktoré si musíme pri implementácii procesného modelu do života spoločnosti zodpovedať. No a ešte nás čakajú školenia, školenia, školenia na nové procesy, ukazovatele a s tým súvisiace interné audity, interné audity, ... Samozrejme, že nikto nie je neomylný a aj napriek tomu, že zamestnanci nové procesy spripomienkovali, upravovali, mnoho chýb a nedostatkov „sa ukáže“ až v čase samotného spustenia do prevádzky. Nebojte sa tieto procesy následne aktualizovať, upraviť, zhodnotiť zmeny a dopady na model a opäť školíme, školíme, auditujeme a implementujeme.  

A na „konci dňa“ je potrebné vyhodnotiť zadefinované ukazovatele z pohľadu efektívnosti a výkonnosti procesov. Súčasťou monitorovania a hodnotenia musí byť aj efektívna komunikácia o výsledkoch spätnej väzby na TOP manažment a zamestnancov. Gratulujeme! Na základe nameraných výsledkov je možné, ba priam potrebné spustiť optimalizáciu a aktualizáciu procesov, školenia, implementáciu znova a znova hodnotiť.... teda neustále sa zlepšovať a zlepšovať svoje procesy na základe nameraných a vyhodnotených dát a ukazovateľov. 

Gratulujeme! Ste na správnej ceste, resp. koliesku neustáleho zlepšovania!

Ak sa chcete dozvedieť viac, prihláste sa na naše verejné online kurzy na tému Mapovanie procesov, Riadená dokumentácia. Tešíme sa na Vás!