Sprievodca riadením projektového manažmentu! (1.časť)

Každý projekt má požiadavky, čo znamená, že každý projektový manažér by mal mať pripravený plán riadenia požiadaviek.

Ako to funguje?
Povedzme, že vaša organizácia stavia nové distribučné centrum, ktoré údajne prinesie stovky nových pracovných miest.
Jeho súčasťou budú noví zamestnanci, nový personál a nové vybavenie.

Ale ako budete bez prehľadu všetkých strán (vašich špecialistov na podporu zákazníkov, zainteresovaných strán, členov tímu a zákazníckej základne) vedieť, aké sú požiadavky projektu, aby bolo toto distribučné centrum úspešné?
Preto je riadenie požiadaviek dôležitým aspektom, ktorý treba ovládať, pretože je nevyhnutný pre dlhodobý úspech projektu.

Čo sú požiadavky v riadení projektov?
V riadení projektov sú požiadavky skupinou úloh alebo podmienok, ktoré musia byť splnené, aby sa projekt úspešne dokončil.
Môžu zahŕňať vlastnosti produktu, kvalitu, služby alebo dokonca procesy.
Účelom týchto požiadaviek je zabezpečiť, aby na konci projektu boli zdroje a dlhodobé ciele spoločnosti v súlade.
Mať tieto požiadavky na riadenie projektov po ruke je nevyhnutné pre riadenie a realizáciu projektov.

Aké sú typy projektových požiadaviek?
Obchodné požiadavky sú celkové potreby podniku na realizáciu projektu.
Požiadavky, ktoré patria do tejto kategórie, sú základnejšie, dlhodobejšie potreby, ktoré sú v súlade s dlhodobými cieľmi organizácie.
Požiadavky na riešenie sú viac zamerané na produkt a sú trochu hlbšie.
Môžu byť funkčné alebo nefunkčné a zabezpečujú, aby konečný výsledok produktu spĺňal to, čo produkt potrebuje robiť, aj to, čo by mal robiť.
Požiadavky na riešenie môžu zahŕňať funkčnú požiadavku, napríklad implementáciu vhodných nástrojov, ktoré obchodný tím potrebuje na vykonávanie svojej práce s CRM.
Nefunkčnou požiadavkou by bolo, keby nástroj CRM obsahoval aj kalendár obsahového marketingu, ktorý by pomáhal aj marketingovému tímu.

Požiadavky zainteresovaných strán opisujú váš kľúčový personál, ktorý podpisuje míľniky, produkuje prácu, finalizuje výstupy a iné.
Môžu to byť zákazníci, členovia tímu, obchodní partneri alebo kľúčové vedenie.
Vyžaduje si to húževnatého projektového manažéra, aby sa uistil, že požiadavky všetkých zúčastnených strán sú počas celého projektu dobre vyvážené.
Je to nevyhnutné pre dobré riadenie zainteresovaných strán.

Čo je riadenie požiadaviek?
Riadenie požiadaviek je proces dokumentovania, analýzy, sledovania, určovania priorít a overovania požiadaviek na projekt.
Zjednodušene povedané, projektový manažér musí zhromaždiť požiadavky od všetkých zainteresovaných strán a následne vytvoriť plán riadenia požiadaviek.
Plán riadenia požiadaviek bude fungovať ako príručka, ktorá obsahuje zoznam všetkých požiadaviek projektu a definuje usmernenia a postupy na ich splnenie.
Potom, keď sa projekt začne, musí tím projektového manažmentu zabezpečiť, aby boli projektové činnosti a výstupy v súlade s požiadavkami projektu, ktoré boli predtým definované.
 
Riadenie požiadaviek je nepretržitá činnosť, pri ktorej musí projektový manažér komunikovať so zainteresovanými stranami, aby sledoval všetky zmeny vykonané v pôvodných požiadavkách. Všetky zmeny požiadaviek projektu, by mali byť riadne kontrolované pomocou definovanej politiky riadenia zmien.

Je dôležité mať plán riadenia požiadaviek, tento plán zvyčajne obsahuje nasledujúci kontrolný zoznam:

• Úlohy a zodpovednosti zainteresovaných strán: Boli tieto úlohy identifikované? Bol pre každú úlohu určený vlastník, ktorý bude monitorovať riziká a riadiť každodennú prácu?
• Proces riadenia požiadaviek: Boli tieto požiadavky získané, zdokumentované a pochopené všetkými oddeleniami a zainteresovanými stranami?
• Definujte typy požiadaviek: Aké sú funkčné a nefunkčné požiadavky?
• Zmapujte svoje artefakty požiadaviek: To môže zahŕňať doplnkové dokumenty na preskúmanie zainteresovanými stranami.
• Stanovte priority požiadaviek: Nie každá požiadavka je rovnako dôležitá. Ak má jedna požiadavka veľa závislostí, posunie sa v zozname vyššie, aby sa zabezpečilo, že nebude brzdiť množstvo iných úloh. Ale ak ide o samostatnú potrebu, môže byť depriorizovaná.
• Urobte ju sledovateľnou: Jednou z hlavných zložiek dobrého riadenia požiadaviek je sledovateľnosť. Sledovanie požiadaviek poskytuje zainteresovaným stranám a členom tímu prehľad o tom, prečo požiadavka existuje, aké zmeny boli vykonané a či je požiadavka úplná.
• Začleňte systém číslovania alebo verzovania: To má pomôcť zainteresovaným stranám aj členom tímu získať prehľad o tom, koľko revízií sa uskutočnilo v každom míľniku, a zabezpečiť, aby sa vždy pracovalo na tej najnovšej.
• Vypracujte komunikačný plán: Ako sme už spomenuli, najlepšie je byť čo najtransparentnejší a všetko zdokumentovať. Pomôže to, keď príde čas na preskúmanie, kde sa projektu darilo najlepšie a kde sa vyskytli zádrhele. Komunikačný plán môže tiež podporiť zapojenie zamestnancov, ako aj riadiť očakávania zainteresovaných strán aj členov tímu. Proces riadenia požiadaviek v niekoľkých náväzných krokoch.
• Včasné vypísanie požiadaviek môže prelomiť komunikačnú stenu medzi používateľom a vývojárom, zainteresovanou stranou a členom tímu a spoločnosťou a zákazníkom.

Odporúčané školenia:

Odporúčané e-learningy: