Začíname s ISO normami - 5 vecí, ktoré treba zvážiť pri výbere konzultanta na zavádzanie systémov manažérstva ISO

Projekt zavádzania ISO môže byť zdĺhavý a náročný v závislosti od veľkosti vašej spoločnosti, zložitosti a aktuálneho stavu zavedenia systému/ov manažérstva. Preto výber správneho konzultanta pre vaše špecifické potreby vám v konečnom dôsledku vie redukovať časovú náročnosť a výšku investície, výsledkom čoho bude úspešná implementácia systémov.
Norma ISO 10019:2005 zdôrazňuje dôležitosť zapojenia vrcholového manažmentu spoločnosti, pokiaľ ide o zavádzanie štandardov ISO. Úspech vášho systému manažérstva by nemal závisieť len od konzultantov. Podnik musí tiež vyvinúť úsilie a jeho plné nasadenie je základom úspechu implementácie.

Nižšie uvedieme, 5 oblastí ktoré by mala spoločnosť zvážiť pri výbere konzultanta pre systém akýkoľvek systém manažérstva ISO, aby sa zabezpečilo splnenie konkrétnych potrieb, očakávaní a cieľov spoločnosti:

1. Potreby a očakávania vašej organizácie

Prvá vec, ktorú by mal podnik urobiť, keď hľadá konzultanta, je jasne definovať jeho potreby a očakávania. Je to dôležité, aby ste mali jasnú predstavu o úlohách, ktoré bude konzultant zohrávať pri zavádzaní noriem ISO, a zosúladili ich s výsledkami, ktoré spoločnosť očakáva od konzultanta.
Treba si položiť  otázky ako:

• Aká úroveň podpory je potrebná?
• Aké zdroje sú potrebné?
• Aký je časový rámec?
• Aký je očakávaný výsledok?

Toto sú niektoré z otázok, ktoré vám pomôžu vytvoriť „zoznam požiadaviek“ a pomôžu vám poslúžiť ako návod na vyhodnotenie vhodnosti konzultanta pomôcť spoločnosti dosiahnuť jeho ciele a zámery. Je dôležité, aby sa do výberového procesu zapojil aj vrcholový manažment. Podpora vedenia a angažovanosť je hlavnou požiadavkou noriem ISO a v ideálnom prípade to začína výberom konzultanta.

2. Kompetentnosť konzultanta

Pri implementácií je dôležité určiť, či má konzultant primeranú kompetentnosť, ktorá sa vyžaduje pre rozsah práce, ktorú má vykonať. Kompetencia konzultanta môže byť určená jeho vzdelaním, znalosťami a zručnosťami založenými predovšetkým na troch oblastiach:

• Znalosť noriem systému manažérstva ISO. Napríklad pre spoločnosti, ktoré chcú získať certifikáciu podľa ISO 9001:2015, by konzultant mal byť schopný plne porozumieť, interpretovať a aplikovať požiadavky medzinárodných noriem zo skupiny noriem ISO 9000, ktoré sú relevantné pre danú oblasť podnikania.
• Špecifické zručnosti, ktoré súvisia s odvetvím, v ktorom podnik pôsobí. Konzultant by mal mať všeobecné vedomosti o príslušných regulačných a zákonných požiadavkách, ktoré sú relevantné pre oblasť podnikania spoločnosti, ako aj primerané znalosti o produktových, procesných a organizačných požiadavkách, ktoré sú v interakcii so systémom manažérstva . Kompetencie ako strategické plánovanie, riadenie rizík a rámce na zlepšenie podnikania sú tiež dôležité a mali by sa brať do úvahy.
• Výber konzultanta s príslušným vzdelaním, znalosťami a zručnosťami dodá vašej firme väčšiu istotu a istotu s vedomím, že váš projekt Systému riadenia bude v bezpečných rukách.

3. Pracovné skúsenosti

Kontrola pracovných skúseností konzultanta a uistenie sa, že má vhodné zázemie pre potreby vašej firmy, je nevyhnutné. Ak chcete skontrolovať, či má konzultant primerané skúsenosti, môžete skontrolovať:

• Pracovné skúsenosti s normami systémov manažérstva ISO, ktoré potrebujete zaviesť
• skúsenosti s typom služieb, ktoré vaše podnikanie vyžaduje, t. j. vývoj systému riadenia pre pripravenosť na certifikáciu alebo interné audity;
• Všeobecné praktické odborné pracovné skúsenosti v obchode a manažmente
• Ich skúsenosti s prácou s klientmi v podobných odvetviach ako vaša spoločnosť.
• Okrem toho si môžete pozrieť alebo vyžiadať recenzie a referencie konzultantov alebo ich poradenskej spoločnosti.

4. Etický rozmer

Etické dopady, ktoré treba mať na pamäti pred výberom konzultanta:

Pri výbere poradcu sa musíte uistiť, že nedochádza ku konfliktu záujmov v súvislosti s poskytovanou službou. Uistite sa napríklad, že sa nezapája do audítorskej činnosti, ktorú poskytuje orgán na posudzovanie zhody, známy aj ako certifikačný orgán. Tie sú zodpovedné za certifikačné audity systémov manažérstva. Certifikačné orgány by nemali poskytovať poradenské služby, pretože by vykonávali audit systému riadenia, ktorý pomohli vytvoriť. To znamená, že by neposkytovali nestrannosť a objektivitu, ktorú vyžadujú medzinárodne uznávané osvedčenia.

Poskytovanie poradenských služieb ako certifikačný orgán je navyše v rozpore s požiadavkami normy ISO/IEC 17021-1:2018 Posudzovanie zhody – Požiadavky na orgány poskytujúce audit a certifikáciu systémov manažérstva. 
Ďalšie etické dopady, ktoré treba zvážiť, zahŕňajú schopnosť konzultanta deklarovať akékoľvek konflikty záujmov, zachovávať dôvernosť informácií, poskytovať realistické odhady nákladov a časového rámca a tiež neponúkať služby tam, kde konzultant nemá potrebné kompetencie.

5. Zmluva s konzultantom

Keď dokončíte svoj prieskum a rozhodnete sa pre konzultanta je posledným kritériom podpis zmluvy, ktorý bude potrebné zvážiť. Pred podpísaním zmluvy sa uistite, že ste si prečítali všetky podrobnosti, aby ste sa uistili, že sú pokryté všetky dôležité a relevantné aspekty implementácie, ako napríklad:

• Rozsah práce poskytovanej konzultantmi vrátane rozsahu vášho systému manažérstva;
• Či sú implementované normy ISO aktuálne;
• Ako budú plánované poradenské aktivity;
• Záväzky, úlohy a zodpovednosť poradenskej spoločnosti/konzultanta počas procesu implementácie;
• Záväzok interných zdrojov vášho podniku;
• Ciele, míľniky, výstupy a časové rámce;
• Ako sa budú riešiť prípadné zmeny zmluvy, ak by k nim došlo;
• Vyhlásenie o dôvernosti;
• Celkové poplatky za poradenské služby a fakturačné a platobné podmienky.

Odporúčané školenia: