Čo nás vedie k úspešnému napredovaniu pri ISO certifikácií?

Aby ste si udržali svoju certifikáciu a plnili požiadavky noriem ISO (s cieľom dosiahnuť každoročne úspešné výsledky auditu), musíte pravidelne vykonávať niekoľko činností.

Akékoľvek zistené „slabiny“ vo vašom systéme manažérstva môžu mať za následok zásadné systémové alebo drobné nezhody. Avšak tu môžeme vždy uvažovať aj ako o príležitostiach na zlepšenie, ktoré sa vždy vďaka auditom naskytnú. Netreba však zabúdať, že neplnenie požiadaviek normy vás môže doviesť až k strate certifikátu. Nižšie uvádzame súhrn základných činností, ktoré by ste mali vykonávať, aby ste splnili súčasné požiadavky ISO:

1. Kontrola manažmentu a aktualizácia obchodného plánovania

Je dôležité, aby sa pravidelne a najmenej raz ročne uskutočňovali a dokumentovali kontrolné stretnutia manažmentu zamerané na preskúmanie kľúčových KPI ukazovateľov a preskúmanie výsledkov systému manažérstva. Na týchto stretnutiach by ste sa mali venovať vášmu obchodnému plánovaniu. Ako napríklad podnikovým cieľom a zámerom. Ďalším strategickým a základným kritériom je zdokumentovanie analýzy zainteresovaných strán ako aj hodnotenia rizík a príležitostí  formou SWOT analýzy atď. Mali by ste sa ubezpečiť, že tieto dokumenty sú nielen preskúmané, ale aj aktuálne.

2. Pravidelné interné audity

Normy ISO stanovujú, že interné audity musí vykonávať kompetentná osoba, ktorá je nezávislá od  procesu, ktorý je predmetom auditu.  Audítor musí byť vyškolený, kvalifikovaný so správnymi osobnostnými vlastnosťami a kompetentný. Ďalej by mal čo najefektívnejšie a spravodlivo vediť ohodnotiť sledovaný proces v jednotlivých systémoch manažérstva. Overenie, že interný audítor nie je aktívne zapojený do procesov, ktoré sú predmetom auditu, zachováva objektivitu a nestrannosť procesu interného auditu. Interné audity sú užitočné na zistenie, či sú procesy a dokumentácia systémov manažérstva aktuálne, relevantné a odrážajú spôsob vykonávania skutočných činností, služieb a operácií v organizácii. Je nevyhnutné, aby ste interné audity vykonávali pravidelne, napríklad štvrťročne alebo ako je uvedené v harmonograme interného auditu. Váš harmonogram interného auditu musí pokrývať vaše systémové požiadavky, ako aj požiadavky noriem ISO a odzrkadľovať prístup založený na riziku.

3. Kontrola otvorených problémov

Tento bod môžeme chápať ako čas, aby váš tím skontroloval všetky „identifikované“ alebo „rozpracované“ odchýlky, ktoré sa vyskytli vo vašich predchádzajúcich externých a interných auditoch, a plánoval kroky na ich vyriešenie, overenie a uzavretie. Pri tom sa musí venovať osobitná pozornosť problémom, ktoré sa vyskytli pri vašich predchádzajúcich externých auditoch, ako napríklad odchýlky, potenciál na zlepšenie alebo zistenia, nakoľko je povinnosť zapracovať aj systém neustáleho zlepšovania známeho aj ako PDCA cyklus. Kontrola už zistených problémov a nezhôd z predošlých auditov je bytostne dôležitá a je podmienkou pre ponechanie certifikátu.

Kľúčom k všetkému je efektívne plánovanie

Pravidelné interné audity procesov a systému manažérstva vo vnútri vašej organizácie, aktualizácie  plánovania a kontrola vašich evidovaných problémov sú vynikajúcim spôsobom ako začať s činnosťami neustáleho zlepšovania manažovania vášho zavedeného systému.

Je tu však toho viac a ak máte pocit, že potrebujete štruktúrovanejší prístup, môžete si naplánovať potrebné činnosti do svojho kalendára. Napríklad vykonávanie kontroly výkonnosti zamestnancov, zdokumentované tímové stretnutia, pravidelné vypĺňanie záznamov o nezhodách či reklamáciách, sledovanie procesov zaškoľovania, o dokumentácií a dodržiavaní  BOZP atď.

Je dôležité zdôrazniť, že vypracovanie vyššie spomenutých náležitostí je nielen rozhodujúce pre splnenie požiadaviek normy ISO a zachovanie certifikátov, ale prináša aj množstvo výhod pre vaše podnikanie, napríklad:

• neustále zlepšovanie - vašich biznis operácií, core business procesov a vášho systému manažérstva, čo môže mať za následok zlepšenie spokojnosti zákazníkov, zníženie nákladov, zlepšenie kontroly systému a rozhodovanie založené na dôkazoch;
• získate prehľad o obchodných, legislatívnych a technologických zmenách - prostredníctvom pravidelného prehodnocovania právnych a technologických požiadaviek, obchodnej stratégie, trendov a zámerov, rizík a príležitostí;
• nastavenie podnikateľských a spoločenských hodnôt
• znížite počet zranení, nehôd, havarijných stavov, ktoré dokážete čiastočne eliminovať - prostredníctvom zdokumentovaného prístupu založeného na riadení rizík a prevencii vzniku porúch, ich následkov
• spokojnosť zamestnancov - odhodlanie dosiahnuť čo najlepšie výsledky prostredníctvom systematizovaného a zdokumentovaného prístupu;
• angažovanosť ľudí - na všetkých úrovniach prostredníctvom neustálej komunikácie, hľadania a implementácie ich spätnej väzby, zdokumentovaných získaných skúseností a ďalších…

Dúfame, že tento blog vám pripomenul, ako priebežne spravovať váš zavedený manažérsky systém po dosiahnutí certifikácie ISO, čo sa dúfame odrazí nielen na úspešnej následnej certifikácií ISO, ale aj zlepšení vášho podnikateľského prostredia.