Kľúčové body pre efektívne riadenie dokumentácie podľa ISO 9001

ISO 9001 je medzinárodný štandard pre riadenie kvality. Jeho cieľom je zlepšiť výkonnosť organizácie a zabezpečiť spokojnosť zákazníkov prostredníctvom riadenia procesov a kontroly kvality v celej organizácii.

Dokumentácia hrá kľúčovú úlohu pri efektívnom riadení systému kvality a dosahovaní cieľov kvality v zmysle ISO 9001. Proces riadenia zdokumentovaných informácií a údajov je súčasťou samotného systému manažérstva kvality. Riadenie dokumentácie zahŕňa procesy a postupy na vytvorenie, pripomienkovanie, schvaľovanie, distribúciu, pravidelnú revíziu a archiváciu týchto riadených dokumentov vo forme riadiacich smerníc, pracovných postupov a záznamov / formulárov.

Medzi základné body ako začať riadiť dokumentáciu patrí:

• Identifikácia potrebnej dokumentácie: Identifikujte všetky dokumenty, ktoré sú nevyhnutné pre jej riadenie. Medzi najdôležitejšie dokumenty, ktoré spoločnosť potrebuje riadiť patria:
  • politiky, 
  • smernice
  • pracovné postupy, 
  • plány, 
  • záznamy.

• Vytvorenie hierarchie dokumentácie: Vytvorte hierarchiu dokumentácie, ktorá zohľadňuje vzťahy a závislosti medzi dokumentmi. Napríklad politiky a postupy môžu byť na vyššej úrovni, zatiaľ čo pracovné postupy môžu byť na nižšej úrovni. Táto hierarchia pomáha udržiavať poriadok a jasnosť v dokumentácii.

• Definovanie formátov a štýlu dokumentov: Určte, aké formáty a štýly sa budú používať pri tvorbe dokumentov. Môžete napríklad stanoviť, že všetky dokumenty musia obsahovať určité položky, ako sú názov, dátum, verzia, zodpovedná osoba a podobne. Týmto spôsobom sa zabezpečí jednotnosť a ľahšia čitateľnosť dokumentov.

• Stanovenie procesov na správu dokumentácie: Vytvorte procesy a postupy na správu dokumentácie. To zahŕňa vytvorenie pravidiel pre vytváranie, aktualizáciu, schvaľovanie, ukladanie, distribúciu a archiváciu dokumentov. Stanovte, kto je zodpovedný za vykonávanie týchto procesov a aké sú príslušné postupy.

• Zabezpečenie prístupu a kontrolovanie: Vytvorte mechanizmy na zabezpečenie prístupu k dokumentácii a jej kontroly. Určte, ktoré osoby majú povolenie na čítanie, úpravu alebo schvaľovanie dokumentov. Zabezpečte, aby sa v dokumentácii udržiavali záznamy o zmenách, a vykonávajte pravidelné kontroly, aby sa zistili a odstránili nezrovnalosti.

• Vzdelávanie a zaškolenie: Zabezpečte, aby zamestnanci boli oboznámení s procesmi riadenia dokumentácie a vedeli, ako s dokumentmi pracovať. 

Riadenie dokumentácie je dôležitou súčasťou efektívneho systému manažérstva kvality v organizácii. Správne riadenie dokumentácie zabezpečuje systematický prístup k procesom a postupom, zlepšuje sledovateľnosť činností, zabezpečuje konzistenciu a dodržiavanie právnych a regulačných požiadaviek. Riadenie dokumentácie tiež pomáha udržiavať kontinuitu činností organizácie a chráni jej know how. Prostredníctvom riadenia dokumentácie organizácia môže dosiahnuť zlepšenie výkonu, transparentnosť, zodpovednosť a spokojnosť zákazníkov.