Naozaj potrebujete GAP analýzu aby ste sa pripravili na certifikačný audit?

1. Úvod
2. Blog
3. Normy ISO
4. Naozaj potrebujete GAP analýzu aby ste sa pripravili na certifikačný audit?

Často sa nám pri klientoch stáva, že ešte pred začiatkom certifikácie narážajú na problematiku Gap analýzy. Zvyčajne sa dostaneme k otázke je to naozaj potrebné?

Dôležité pri tejto otázke je, kde v zavádzaní systémov manažérstva začínate. Práve na zodpovedanie tejto otázky sa používa nástroj nazývaný GAP Analýza. Pokiaľ máte zaužívané postupy, používate internú dokumentáciu a hodnotíte efektívnosť vašich procesov je GAP analýza vhodným nástrojom ako vašu spoločnosť priblížiť k úspešne zvládnutej ISO certifikácií.  
Stretáme sme sa však aj s mnohými klientami, ktorí začínajú doslova od piky. V týchto prípadoch môže byť dôkladná GAP analýza stratou času. Najprv si však rozoberme čo GAP analýza skutočnosti je. 

Čo je GAP analýza:

GAP analýza alebo aj rozdielová analýza, slúži na komplexné preverenie plnenia vopred definovaných požiadaviek a štandardov. Pomocou GAP analýzy zistíte v priebehu krátkeho času podrobné informácie o aktuálnom stave, identifikujete rozdiely a slabé miesta voči definovaným požiadavkám. Výstup z GAP analýzy obsahuje aj prioritizáciu zistených odchýlok a nedostatkov, informácie pre stanovenie akčného plánu a prezentáciu výsledkov GAP analýzy vedeniu spoločnosti.

Na čo slúži GAP analýza pri certifikácií:

GAP analýza sa využíva hlavne na retrospektívne hodnotenie procesov a interakcií medzi procesmi. Ak sa GAP analýza správne použije môže odhaliť potenciál zlepšovania, ktorý existuje v procesoch a na ich rozhraní. Jej účelom je identifikovať medzery a vyplniť ich primeranými opatreniami. 
Vzhľadom k možnej certifikácií má objasniť, ako ďaleko ste od splnenia požiadaviek na certifikáciu manažérskych systémov. Takéto preskúmanie možno vykonať podľa požiadaviek jednej alebo viacerých noriem ISO súčasne.

Tip od skúseného audítora: 

Niektorý konzultanti a audítori používajú na hodnotenie počas GAP analýzy hodnotiaci hárok takzvaný Check – List, kde zaškrtávajú jednotlivé polia, ktoré nezodpovedajú požiadavkám sledovanej ISO normy, pričom vo svojich výstupných správach iba identifikujú medzery vo vzťahu k hodnotenému obsahu. 
Tento spôsob  nie je práve najšťastnejšie riešenie z dôvodu, že vám hodnotiaca správa nereflektuje celý stav a neponúka riešenia ako tieto medzery odstrániť. 
Preto je  dôležité aby organizácie od konzultantov požadovali hodnotiacu správu, ktorá bude obsahovať úplný zoznam požadovaných nápravných činností s odporúčaniami a odkazmi na príslušné články noriem ISO. Dôležité je taktiež stretnutie s konzultantom po vykonaní GAP analýzy, na ktorom si s vami prejde „zoznam úloh“ a navrhnutých opatrení aby ste sa uistili, že všetkým opatreniam rozumiete a viete ich správne implementovať do procesov a tak sa správne pripraviť na certifikačný audit.  

Odporúčané školenia:

Mohlo by Vás zaujímať:

• Výkon GAP analýzy
• Certifikácia systému manažérstva BOZP podľa normy ISO 45001 (bývalá OHSAS 18001)
• Certifikácia systému environmentálneho manažérstva podľa normy ISO 14001
• Certifikácia systému manažérstva kvality podľa normy ISO 9001