Naozaj potrebujete GAP analýzu aby ste sa pripravili na certifikačný audit?

Často sa nám pri klientoch stáva, že ešte pred začiatkom certifikácie narážajú na problematiku Gap analýzy. Zvyčajne sa dostaneme k otázke je to naozaj potrebné?

Dôležité pri tejto otázke je, kde v zavádzaní systémov manažérstva začínate. Práve na zodpovedanie tejto otázky sa používa nástroj nazývaný GAP Analýza. Pokiaľ máte zaužívané postupy, používate internú dokumentáciu a hodnotíte efektívnosť vašich procesov je GAP analýza vhodným nástrojom ako vašu spoločnosť priblížiť k úspešne zvládnutej ISO certifikácií.  
Stretáme sme sa však aj s mnohými klientami, ktorí začínajú doslova od piky. V týchto prípadoch môže byť dôkladná GAP analýza stratou času. Najprv si však rozoberme čo GAP analýza skutočnosti je. 

Čo je GAP analýza:

GAP analýza alebo aj rozdielová analýza, slúži na komplexné preverenie plnenia vopred definovaných požiadaviek a štandardov. Pomocou GAP analýzy zistíte v priebehu krátkeho času podrobné informácie o aktuálnom stave, identifikujete rozdiely a slabé miesta voči definovaným požiadavkám. Výstup z GAP analýzy obsahuje aj prioritizáciu zistených odchýlok a nedostatkov, informácie pre stanovenie akčného plánu a prezentáciu výsledkov GAP analýzy vedeniu spoločnosti.

Na čo slúži GAP analýza pri certifikácií:

GAP analýza sa využíva hlavne na retrospektívne hodnotenie procesov a interakcií medzi procesmi. Ak sa GAP analýza správne použije môže odhaliť potenciál zlepšovania, ktorý existuje v procesoch a na ich rozhraní. Jej účelom je identifikovať medzery a vyplniť ich primeranými opatreniami. 
Vzhľadom k možnej certifikácií má objasniť, ako ďaleko ste od splnenia požiadaviek na certifikáciu manažérskych systémov. Takéto preskúmanie možno vykonať podľa požiadaviek jednej alebo viacerých noriem ISO súčasne.

Tip od skúseného audítora: 

Niektorý konzultanti a audítori používajú na hodnotenie počas GAP analýzy hodnotiaci hárok takzvaný Check – List, kde zaškrtávajú jednotlivé polia, ktoré nezodpovedajú požiadavkám sledovanej ISO normy, pričom vo svojich výstupných správach iba identifikujú medzery vo vzťahu k hodnotenému obsahu. 
Tento spôsob  nie je práve najšťastnejšie riešenie z dôvodu, že vám hodnotiaca správa nereflektuje celý stav a neponúka riešenia ako tieto medzery odstrániť. 
Preto je  dôležité aby organizácie od konzultantov požadovali hodnotiacu správu, ktorá bude obsahovať úplný zoznam požadovaných nápravných činností s odporúčaniami a odkazmi na príslušné články noriem ISO. Dôležité je taktiež stretnutie s konzultantom po vykonaní GAP analýzy, na ktorom si s vami prejde „zoznam úloh“ a navrhnutých opatrení aby ste sa uistili, že všetkým opatreniam rozumiete a viete ich správne implementovať do procesov a tak sa správne pripraviť na certifikačný audit.